A selection of papers presented at a conference organized by the Betriebswirtschaftliches Institut feur Organisation und Automation an der Universiteat zu Keoln, Aug. 1973.

Die Folgekosten verabschiedeter Gesetze und Verordnungen sind seit langem Gegenstand heftiger Auseinandersetzungen vor allem im politischen Raum. Dies gilt in be sonde rem MaBe fur die Ko- sten, die auf Grund des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) von der Wirtschaft zusatzlich getragen werden mussen. Bis jetzt la- gen jedoch keine zuverlassigen Untersuchungen daruber vor, ob mit dem BDSG aus der Sicht der betroffenen Unternehmungen uber- wiegend Nutzen verbunden ist, oder ob die betrieblichen Kosten die Nutzenaspekte bei wei tern uberwiegen. Eine besondere Aktuali- tat erhalt diese Fragestellung angesichts der gegenwartigen No- vellierungsdiskussion des BDSG. Hierbei durfen die Auswirkungen maglicher Gesetzesanderungen auf die Kostenbelastung der Unter- nehmungen auf keinen Fall unberucksichtigt bleiben. Daher fuhrte das Betriebswirtschaftliche Institut fur Organisa- tion und Automation an der Universitat zu Kaln (BIFOA) eine em- pirische Untersuchung durch, urn einen Beitrag zur Versachlichung der Diskussion uber die betrieblichen Folgekosten des BDSG zu leisten. Die Ergebnisse dieser Untersuchung werden in dem vor- liegenden Band veraffentlicht. Die Studie wurde ermaglicht durch die groBzugige finanzielle Unterstutzung der Ernst-Poensgen- Stiftung, Dusseldorf: ihr gebuhrt unser ganz besonderer Dank. Bedanken machten wir uns ebenfalls bei den studentischen Mitar- beitern des Projektes, Herrn stud.rer.pol. Peter Florenz und Herrn cand.rer.pol. Gerd Schumacher, fur die sorgfaltige Durch- sicht des Manuskriptes sowie die Anfertigung aller Abbildungen und bei Frau Karin Katz fur die gewissenhafte Erledigung der um- fangreichen Schreibarbeiten. Wir hoffen, daB der vorliegenden Publikation ein groBes Interes- se entgegen gebracht wird.

Informationsverarbeitung im Buro 2 Technik der Automation 16 Sachmittel zur Textverarbeitung 62 Vorstudie 77 Planung und Durchfuhrung 81 Auswertung und Konsequenzen 98 Entscheidungen uber Textverarbeitung 119 Entscheidungs-Prozess 122 Investitions-Entscheidung 130 Wirtschaftlichkeit 139 Ist-Untersuchung 151 Ermittlung des Text-Profils 151 Buroorganisation 185 Soll-Entwurf 227 Gestaltung der Text-Profile 227 Umgestaltung des Buros 257 Sachmittel der Textverarbeitung 283 Schreibmaschinen - Textautomaten - Computer 284 Hardware-und Software-Konfiguration 294 Anlagen-und Gerateentscheidung 361 Finanzierung und Vertrage 367 Sachmittel des Schreib-Umfeldes 393 Textaufnahme 393 Textreprographie 404 Textarchivierung 416 Textkommunikation 430 Anlagen-und Gerateentscheidung 447 Personelle Aspekte 461 Produkte und Hersteller 481 Uteratur 489 Sachwort-Verzeichnis 505 Vieweg, 060/005 Erwin Grochla - Hans Gurth Michael Reicherts - Ernst Tiemeyer Tex ad)eRungimBun) Prof. Dr. Dr. h. c. mult. Erwin Grochla Dipl. -Kfm. Hans Gurth Dipl. -Kfm. Dipl. -Psych. Michael Reicherts Dipl. -Hdl. Ernst Tiemeyer TEXT- VERARBEITUNG -- IM BURO Ein entscheidungsorientiertes Handbuch zu Organisation und Technik mit 102 Abbildungen Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH CIP-Kurztitelaufnahme der Deutschen Bibliothek Textver8l'beitung im Buro: e. entscheidungs- orientiertes Handbuch zu Organisation u. Technik/ Erwin Grochla . . . ISBN 978-3-528-08455-4 ISBN 978-3-322-87612-6 (eBook) DOI 10. 1007/978-3-322-87612-6 NE: Grochla. Erwin [Mitverf. ) Das Handbuch wurde im Rahmen eines Projektes erstellt, das von der Stiftung zur Foerderung der Forschung fur die gewerbliche Wirtschaft, Koeln, gefoerdert und am Bestriebswirtschaftlichen Institut fur Organisation und Automation an der Universitat zu Koeln (BIFOA) durchgefuhrt wurde: Die wirtschaftliche Organisation der Textverarbeitung in Klein-und Mittelbetrieben - Praxisorientierte Gestaltungsempfehlungen fur die Anwendung moderner Textverarbeitungs-Verfahren und -Gerate - (WORTEX) Wissenschaftl icher Leiter: Prof. Dr. Dr. h. c. mult.

Die technologische Entwicklung der Automatisierten Datenverarbeitung (ADV) fUhrte seit einigen Jahren zu einer Miniaturisierung der Bauelemente und - abhangig hiervon - zu einer Tendenz stark fallen- der Hardware-Preise. Dies begUnstigte die Ent\ icklung kleinerer Computersysteme, mit der die absolute Vorherrschaft des GroBcom- puters in der ADV gebrochen wurde l). SchlieBlich eroffnete vor allem die Weiterentwicklung von DatenfernUbertragung und -fernver- arbeitung neue t oglichkeiten der Kommunikation und Kooperation zwischen verschiedenen ADV-Anlagen. Die Konsequenz dieser techno- logischen Entwicklung ist ein verstarktes arbeitsteiliges Zusam- menwirken von Computern in Verbundsystemen. Beides - die Entwicklung von Kleincomputern und die Realisierung von Computerverbundsystemen - erschloB der automatisierten Infor- mationstechnologie eine neue Anwenderkategorie: Klein- und Mittel- betriebe, denen die Notwendigkeit hoher Investitionen und qualifi- zierten Personals bislang den Zugang zur ADV versperrt hatte. Diese Anwender sind nunmehr in der Lage, ihre administrativen Arbeitsab- laufe durch den Einsatz von Kleincomputern zu rationalisieren und die MHglichkeiten eines Uberbetrieblichen Verbundes mit groBen Computersystemen zu nutzen. Dadurch kHnnen auch Klein- und Mittel- betriebe ihre Entscheidungssituation durch schnellere und exaktere 1) In der Bundesrepublik zeugte davon der Erfolg der Mittleren Datentechnik (MDT) seit Mitte der 60er Jahre. Die seitdem sehr vielfaltige Entwicklung im Bereich der Minicomputer und Mikro- prozessoren fuhrte zu einer unuberschaubaren Fulle von Begriffen fur diese Sachmittel. Deshalb scheint zur terminologisch eindeu- tigen Erfassung heute der schlichte Begriff "Kleincomputer" am geeignetsten. Wenn im folgenden doch noch uberwiegend von "f1ittlerer Datentechnik" die Rede ist, so ist das vor dem Hinter- grund des zeitlichen Ablaufs der Forschungsarbeit zu sehen.

Neuere Entwicklungen der Betriebswirtschaftslehre und der betriebswirtschaftlichen Or- ganisationslehre haben gezeigt, daB Fragen der Gestaltung betrieblicher Systeme nicht allein durch unidisziplinare Forschung in ihrer Komplexitat erfaBt werden konnen. Als Folge dieser Erkenntnis sind vermehrt Bemuhungen urn eine interdisziplinare Ausrich- tung der Forschung in diesem Objektbereich zu beobachten. Unter den Ansatzen, die in diese Richtung zielen, verdient das systemtheoretisch-kybernetische Konzept, das neben der Oberwindung disziplinarer Grenzen insbesondere die Erfassung dynamischer Aspekte betrieblicher Prozesse anstrebt, besondere Beachtung. Aus dieser Sicht treten Fragen der Anpassung und der Stabilitat, also das Zeitverhalten von Wirkungssystemen, in den Vordergrund des wissenschaftlichen Interesses und fOrdern das Verstandnis fur die Dy- namik von Wirtschaftsprozessen. Nach un serer Meinung wird das systemtheoretisch-kybernetische Konzept sowohl fur die Erforschung betrieblicher Systeme als auch speziell fur die betriebswirtschaftliche Orga- nisationsforschung neue Wege aufzeigen. Aufgrund des interdisziplinaren Charakters dieses Ansatzes und der Forderung, Systemgesetze zu erfassen, urn sie in mathematischer Form modellmaBig abzubilden, durften sich Moglichkeiten eroffnen, betriebswirtschaft- lich-organisatorische Problemstellungen zu behandeln, die bislang nicht in dem wun- schenswerten MaBe einer wissenschaftlichen Analyse zuganglich waren. Die konsequente Verfolgung der systemtheoretisch-kybernetischen Konzeption ist eine brauchbare Basis fur die Bewaltigung von Gestaltungsproblemen, da uber Theoriebildungen Erklarungen der Eigenschaften von Systemen und Prognosen uber ihre Zustande und Verhaltens- weisen moglich werden, die Voraussetzungen fUr Gestaltungsprozesse darstellen. Schon aufgrund der bisherigen Forschungsergebnisse ist zu erwarten, daB der systemtheoretisch- kybernetische Ansatz im Rahmen der Erforschung und Gestaltung betrieblicher Systeme einen wesentlichen Beitrag leisten wird.

Das viele Jahrzehnte gegeniiber Produktion und Absatz relativ unbeachtete Gebiet der Materialwirtschaft hat seit jiingster Zeit in den Betrieben erheb- lich an Bedeutung gewonnen. Das zeigt sich in der zunehmenden Zuordnung dieses Gebietes zum kallfmiinnischen Bereich des Betriebes, in der 'Ubertra- gung materialwirtschaftlicher Aufgaben an hochqualifizierte Aufgabentrliger und - eng damit verbunden - nicht zuletzt in der hoheren Einordnung des Materialwirtschaftsbereichs in die Leitungshierarchie, die teilweise bis zu einer Unterstellung unter ein Vorstandsmitglied fiihrt. Ein Blick in die Stel- lenanzeigen der entsprechenden Tageszeitungen bestlitigt diese Tendenz: der Materialwirtschaftsbereich ist zum interessanten Gestaltungsbereich von FUh- rungskrliften geworden. MaBgebend fUr diese Entwicldung war die Erkenntnis, ein wesentliches Ge- biet fUr eine Rationalisierung bisher iibergangen zu haben. Bei dem in der Regel hohen Anteil der Materialkosten an den Gesamtkosten der Produktion erweist sich die Materialwirtschaft als ein Bereich, in dem noch groBe Kosten- senkungen und zugleich erhebliche Liquiditatsverbesserungen moglich sind. Einen nicht unbedeutenden Anteil an der Verwirklichung der erkannten Rationalisierungsmoglichkeiten haben dabei neue mathematische Modelle und die automatisierte Datenverarbeitung. Die skizzierte Entwicldung ist auch der ersten Fassung dieses Buches zugute gekommen, die unter dem Titel "Materialwirtschaft" zunachst im Rahmen des von Herrn Prof. Dr. Dr. h. c. Erich Gutenberg herausgegebenen Sammel- werkes "Die Wirtschaftswissenschaften" und dann als selbstandige Schrift erschienen und selt langem vergriffen ist. Die hiermit vorgelegte Neuauflage stellt eine wesentlich iiberarbeitete und erweiterte Fassung dar. Geblieben ist allerdings der Grundaufbau der Schrift.

1m Marz 1972 veranstaltete das Betriebswirtschaftliche Institut fUr Organi sation und Automation an der Universitat zu Koln (BIFOA) mit finanzieller Unterstutzung des Bundesministeriums fUr Bildung und Wissenschaft ein Internationales Symposium zum Thema "Modell- und computer-gestutzte Unternehmungsplanung," an dem mehr als 50 Experten aus verschiedenen Landern teilnahmen. Der Teilnehmerkreis setzte sich aus Wissenschaftlern und Praktikern zusammen. Mit dem vorliegenden Band werden eingereichte Paper und Ergebnisse des Symposiums einer breiten Offentlichkeit zuganglich gemacht. Das Symposium war in drei aufeinanderfolgende Sektionen gegliedert, die aus jeweils zwei parallel stattfindenden Workshops bestanden: SEKTION A Grundlagen und Organisation der Unternehmungsplanung Workshop I Planungstheoretische Grundlagen der Unternehmungsplanung Workshop II Organisatorische Gestaltung der Unternehmungsplanung SEKTION B Gegenwartiger Entwicklungsstand modell- und computer gestutzter Unternehmungsplanung Workshop III Erfahrungen mit Modellen fur die Unternehmungsplanung Workshop IV Software fur die Unternehmungsplanung SEKTION C Konzeptionen und weitere Entwicklung der modell- und com puter-gestutzten Unternehmungsplanung Workshop V Konzeptionen fur Modelle der Unternehmungsplanung Workshop VI Organisatorische Implementierung und Schaffung der notwen digen Datenbasis Wiihrend des Symposiums wurde deutlich, daB die theoretische Basis der Planung noch sehr unzureichend ist. Das Wissen uber Planung ist noch ge ring; weite Gebiete der Planung sind bisher unstrukturiert. Daher sind hin sichtlich der Vorgehensweise bei der Entwicklung und Implementierung von Modellen noch eine Vielzahl von Fragen offen. Hervorragende Bedeutung maB man auf dem Symposium z. B. der Frage bei, in welcher Weise Manager am Entwurf von Planungsmodellen und an deren Implementierung beteiligt werden sollten."

Neue Anwendungsbedingungen und -bereiche der automatischen Daten verarbeitungsanlagen fur dispositive, diagnostische und strategische Auf gaben scharfen den Blick fur konzeptimmanente Begrenzungen der Wirt schaftlichkeitsrechnung auf diesem Gebiet. Neben den Schwierigkeiten, die mit der Erfassbarkeit der Komponentengrossen (Kosten, Aufwand, Leistung, Ertrag oder Nutzen) verbunden sind, mussen weitere Abgrenzungsprobleme beachtet werden. Diese stehen insbesondere im Zusammenhang mit (a) dem terminologischen Aufbau der verwendeten Beurteilungsfunktionen (Effizienzfunktionen, Bewertungs-, Gestaltungsfunktionen) und (b) dem strukturellen Aufbau der Gestaltungsprozesse (operationale, dis positionale, strategische Aktivitaten). Auf die Bedeutung dieser beiden Problemgruppen fur die Wirtschaftlich keitsuberlegungen beim Einsatz automatischer Datenverarbeitungsanlagen soll hier kurz hingewiesen werden. B. Abriss wirtschaftlicher Beurteilungsfunktionen (Effizienz-, Bewertungs- und Gestaltungsfunktion) Die Diskussion uber die Wirtschaftlichkeit leidet sehr haufig an einer mangelhaften gemeinsamen terminologischen Basis. Wirtschaftlichkeit ist eine besondere Beurteilungsgrosse fur das zielgerichtete Verhalten eines realen Systems. Dabei werden bewertete Eingangs- und Ausgangsgrossen (keK und leL)l) als unabhangige Variable in eine Effizienzfunktion (rJ) eingesetzt, und der Wirtschaftlichkeitsausdruck (weE) wird mit ihrer Hilfe als abhangige Variable gewonnen. Als Abbildung formuliert: (1) rJ: K X L -+ W Ausgehend von den realen Eingangs- und Ausgangsgrossen, mussen zwei 2 Messstufen unterschieden werden ): Die realen Grossen in Form der Ein gangsgrossen (xe X) und der Ausgangsgrossen (yeY) werden erstens durch in der Betriebswirtschaftslehre so genannte nichtokonomische Mengenaus- 1) Um die weiteren AUSfuhrungen zu vereinfachen, wird der Buchstabe 'K' fur alle okono misch bewerteten Eingangsgrossen verwendet, unabhangig davon, ob es sich im Einzelfall um Kosten oder AUfwendungen handelt."

Wenn es Aufgabe dieser Schriftenreihe sein soll, betriebswirtschaftliche Bei trage zur Organisation und Automation zu publizieren, so scheint es sinnvoll, an den Anfang eine Arbeit zu setzen, die die betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Konsequenzen der realtechnischen Entwicklung, insbeson dere in ihrer gegenwartigen Form, der Automation, in den Grundzugen auf zeigt. Zu diesem Zweck ist es notwendig, zunachst die begrifflichen Grund lagen sowie die technische Entwicklung zur Automation darzustellen. Sodann konnen die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen und der Einfluss auf die Betriebsorganisation untersucht werden. Schliesslich wird ein Blick auf die Konsequenzen fur die Betriebswirtschaftliche Organisationslehre geworfen. Bei dem weiten Ansatz und dem einfuhrenden Charakter dieses ersten Bandes kann die Problematik nicht bis in die Einzelheiten verfolgt werden. Aufgabe dieser Schrift kann es nur sein, die grundlegenden Probleme und Tendenzen der Auswirkungen der Automation auf die Betriebe und die Betriebswirt schaftliche Organisationslehre aufzuzeigen und Anregungen fur kunftige Ar beiten auf diesem Gebiet zu geben, zumal diese speziellen Fragen in der deut schen Literatur kaum behandelt werden. Nicht unerwahnt mochte ich lassen, dass die vorliegende Schrift aus mehreren Detailuntersuchungen in den letzten Jahren gewachsen ist. Einen Teil dieser Studien auf dem Gebiet der Organisation und Automation habe ich bereits in Aufsatzen publiziert. Mit dieser Schrift kann ich meinen Plan verwirklichen, die erwahnten Gedanken und Ansatze zusammenzufassen und zu erweitern."